Skalowalność działalności biura rachunkowego jest zagadnieniem trudnym i złożonym. Składa się na nie wiele czynników, skutecznie utrudniających nam ten proces.

Głównym problemem przy przyjmowaniu nowych klientów jest skokowy wzrost ilości pracy do wykonania. Każdy nowy klient generuje nam określoną ilość dokumentów do zaksięgowania oraz zdarzeń do obsługi co może powodować skokowy wzrost kosztów wynikający chociażby z konieczności zatrudnienia nowych pracowników.

Poniższy wykres przedstawia realizację ilości klientów do kosztów prowadzonej działalności.

Naszym celem jest, żeby niebieska linia zawsze przebiegała powyżej czerwonej

Aby w sposób odpowiedzialny przystąpić do ekspansji warto wcześniej wykonać klika czynności przygotowawczych.

Sprawdź swój aktualny portfel klientów

Jak wiemy zasada Pareto często sprawdza się w ekonomii i warto czasami do niej wrócić. Większość biur rachunkowych posiada grono klientów, którzy mają nieograniczone wręcz oczekiwania przy bardzo niskiej skłonności do ponoszenia kosztów, z tytułu ich realizacji. W celu weryfikacji, czy mówiąc kolokwialnie „nie dokładamy” do ich obsługi, warto przeprowadzić proces opomiarowania czasu jaki poświęcamy klientom. Na tej podstawie możemy sprawdzić, które 20% klientów daje nam 80% przychodów oraz które 20% klientów, generujących 80% kosztów, zasługują na poważną rozmowę celem uzgodnienia nowej, opłacalnej, stawki za obsługę lub zakończenie współpracy. Brzmi to dość brutalnie, ale bez pozbycia się „balastu” trudno nam będzie przyjąć nowych klientów. Nierentowne czynności mają też niebagatelny wpływ na jakość obsługi 20% części rentownych klientów.

Określ jakimi zasobami dysponujesz

Nasz zespół działa już sprawnie. Wiemy jakie mają predyspozycje i kompetencje poszczególni jego członkowie. Teraz sprawdźmy, ile czasu zajmują poszczególne czynności. W tym celu możemy wspomóc się narzędziem typu time tracker weryfikującym czas realizacji zadań. Na tej podstawie określimy, który z naszych pracowników sprawnie realizuje zadania, a któremu zajmują one więcej czasu. Stosując narzędzie kontrolujące terminy realizacji możemy dodatkowo sprawdzić ten parametr. Wnioski powinniśmy wyciągać zawsze z uwzględnieniem indywidualnych predyspozycji oraz stopnia przygotowania poszczególnych osób do realizacji powierzonych zadań. Kiedy mamy już kompletny obraz możemy podjąć decyzję ilu i jakich klientów możemy przyjąć bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników oraz określić profil osób jakie chcemy zatrudnić w celu sprawnej obsługi przyszłych klientów.

Opisz obsługiwany i oczekiwany profil klienta

Pozyskana wiedza o naszym zespole i obraz dotychczasowych klientów pozwala nam na określenie kogo chcemy pozyskać. Czy warto podpisywać umowę z każdym kto zechce skorzystać z naszych usług?

Jeżeli posiadamy specjalizację np. w obsłudze KPiR to będzie nam trudno przyjąć klienta prowadzącego pełną księgowość. Nowy zakres usług z pewnością zajmie nam więcej czasu niż konkurencji, która się specjalizuje w prowadzeniu pełnej księgowości. Takie działanie zaburzy przepływ pracy i utrudni optymalizację procesową, kluczową dla uzyskania wysokiej produktywności. Jest ono uzasadnione, jeżeli pokrywa się z kierunkiem rozwoju naszej firmy a decyzję o poszerzeniu zakresu świadczonych usług podejmujemy świadomie.

Warto spisać profil naszego klienta, który powinien zawierać co najmniej: formę rozliczania się z urzędem skarbowym, wielkość firmy i ilość zatrudnianych osób, branżę oraz lokalizację siedziby. Dzięki określeniu profilu klienta możemy przewidzieć zakres prac jaki będzie nas czekał, dopasować nasz zespół do zwiększenia ilości obowiązków i dostosować komunikację marketingową. Ten ostatni aspekt wykracza poza przedmiot naszego ebooka, ale jest wart podkreślenia, ponieważ komunikacja dopasowana do oczekiwań odbiorcy jest podstawą sukcesu w procesie pozyskiwania klientów.

Opracuj warunki współpracy dla nowych klientów

Opierając się na przygotowanych profilach klientów określ i opisz jakie czynności są standardem dla poszczególnych profili i uwzględnij je w ofercie i umowie. W ten sposób uzyskasz katalog czynności, za które płaci klient. Zakres objęty umową musi być prawidłowo wyceniony.

Przygotuj proces obsługi klienta

Posługując się swoją wiedzą, doświadczeniem, profilem klienta oraz kompetencjami zespołu możemy przygotować schemat zadań jakie wykonujemy podczas obsługi konkretnych profili klientów lub wręcz konkretnych klientów. Dzięki temu uzyskamy pewnego rodzaju automatyzację pracy oraz poprawę produktywności. Zastosowanie systemu informatycznego, który obsłuży opracowane schematy działań z pewnością będzie zwiększało nasze możliwości sprawnej obsługi nowych klientów. Z naszych doświadczeń wynika, że schematy pracy mogą być różne i są zależne od wielkości biura oraz wypracowanych metod pracy. Wszystkie jednak mają wspólne mianowniki, czyli:

• Czynności opisane zadaniami
• Osoby odpowiedzialne za ich realizację
• Terminy wykonania

Ważnym czynnikiem wpływającym negatywnie na przebieg pracy są zadania zależne od klientów np. czy dokumenty spłyną do nas w uzgodnionym terminie i czy są kompletne. Możemy minimalizować takie ryzyko stosując system StartStop umożliwiający generowanie zadań cyklicznych takich jak odbiór dokumentów od klienta. System ten kontroluje również terminy realizacji odbiorów oraz przypomnienia o konieczności dostarczenia dokumentów klientom za pośrednictwem powiadomień email czy SMS.

Podsumowując stosowanie powyższych wskazówek może pomóc Państwu bezpiecznie pozyskać nowych klientów i przejść na kolejny poziom rozwoju. Świadomość celu, naszych możliwości i ograniczeń, wypracowanie warunków współpracy, automatyzacja i co najważniejsze poprawna wycena usług pozwoli na wypracowanie sobie miejsca na rynku i skuteczną walkę z konkurencją.