Wszyscy chyba się zgodzimy, że klienci biur rachunkowych przyzwyczaili się do obsługi w trybie 24/7 bez limitu godzin. Ciągłe opóźnienia w dostarczaniu dokumentów, prośby o wykonanie nieplanowanych prac czy inne „nieprzewidywalne” potrzeby zawsze na wczoraj, zaburzają naszą planową pracę, powodują frustrację spotęgowaną faktem, że robimy to bez dodatkowego wynagrodzenia.

Jak sobie z tym poradzić? W dużej mierze odpowiedzi znajdują się w poprzednich rozdziałach ale podsumujmy sobie wszystko jeszcze raz.

1. Prowadź ewidencję zadań z pomiarem czasu realizacji.

Ewidencja wykonywanych czynności to podstawa naszej działalności. A czas to nasz kapitał, towar handlowy. Brak ewidencji powoduje, że nie mamy nad nim żadnej kontroli zarówno od strony ponoszonych kosztów jak i uzyskiwanych przychodów.

2. Uporządkuj pracę swoja i zespołu.

Praca wykonywana w uporządkowany sposób w połączeniu ze świadomością do czego dążymy, jakich klientów chcemy obsługiwać jest dla nas drogowskazem, umożlwiającym podejmowanie decyzji o sposobie w jaki będziemy gospodarować naszym kapitałem (czasem) oraz kogo i za jakie prace obciążymy dodatkową fakturą.

3. Ureguluj warunki współpracy w formie umowy.

Jasny układ z klientami poparty umową, która określa, jak rozliczamy się za świadczone usługi, będzie podstawą do naliczenia dodatkowych opłat.

4. Zapanuj nad zadaniami i rozliczaj je z klientami.

Posiadając rzetelną ewidencję, to my świadomie decydujemy czy obciążymy klienta za naszą pracę i w jakiej wysokości. Możemy w ten sposób sterować realizacjami z klientem pokazując mu nasze decyzje. Jeżeli udzielimy „rabatu” nie fakturując wykonanej usługi a klient o tym się nie dowie to uzna, że to mu się należało i będzie nam w przyszłości bardzo trudno zmienić taką sytuację.