Realizację projektów w agencji reklamowej cechuje dynamika oraz duża ilość zadań do zrealizowania i skoordynowania. Niezwykle ważne są odpowiednie narzędzia. Ułatwiają one pracę zespołu, poprawiają komunikację, oraz zbierają dane, niezbędne w kontekście analizy rentowności i efektywności pracowników.
Przeanalizujmy jak powinna wyglądać właściwa organizacji projektu na konkretnym przykładzie.
Projekt: ” Organizacja konferencji dla młodych przedsiębiorców”
Podział obowiązków i ustalenie ról w projekcie.
Ustalenie listy zadań do zrealizowania. Pracując na systemie StartStop użytkownicy w grupie mogą przygotować listy zadań do realizacji oraz w realizacji. Planując działania warto skorzystać ze Sprintów wpisujących się w metodykę zwinnego zarządzania.
Nadzór nad pracą grafików oraz zasobów zewnętrznych np. drukarni. Monitorując czas trwania zadania oraz jego statusy (do realizacji, w realizacji oraz zakończone) wiemy które projekty zostały już ukończone, a które są w trakcie. Gotowe grafiki można dodać do bazy plików w systemie, udostępniając je tym samym całej grupie.
Bieżąca kontrola stanu realizacji zadań. Manager, widzi również postępy innych pracowników. Pozwala mu to zarządzać zadaniami między członkami grupy, tak aby ustalony harmonogram nie uległ zmianom.
Zmiana priorytetów i rozdzielanie nowych zadań. W toku realizacji projektu pojawiają się nowe zadania? Manager po zapoznaniu się z kalendarzem i listą zadań członków grupy, przydziela je tym, którzy są mniej obciążeni.
Analiza projektu. Użytkownicy raportując czynności w systemie, budują bezcenny zasób danych, które można nieograniczenie zestawiać w raportach i analizie danych. Dzięki temu poznamy m.in. faktyczny koszt i dochód zakończonego projektu, a także zaangażowanie poszczególnych pracowników.
Przygotowanie raportu dla Klienta. System umożliwia eksport wybranych zestawień danych w formie raportów PDF lub CSV.
