Zarządzanie zadaniami z wykorzystaniem Systemu StartStop –
Kancelaria Doradztwa Podatkowego WET

O firmie

WET to Kancelaria Doradztwa Podatkowego i biuro rachunkowe działające na terenie Zgierza, Łodzi i Warszawy oraz ich okolic już od 1991 roku. W ofercie znajduje się kompleksowa obsługa księgowa oraz doradztwo podatkowe. Firma WET może pochwalić się nie tylko wieloletnim doświadczeniem w branży, ale również klientami, do których należą sp. z o.o., fundacje, stowarzyszenia, spółki jawne, cywilne i komandytowe.

Potrzeby organizacji

Specyfika pracy Kancelarii WET, jako firmy zajmującej się księgowością i rachunkowością, polega na powtarzalności pewnych zadań i czynności (obliczanie podatków za poszczególne okresy, wyliczanie składek, wynagrodzeń itp.) Do najważniejszych potrzeb determinujących poszukiwanie odpowiedniego systemu należą:

• zapanowanie nad terminami, dzięki systemowi powiadomień i priorytetyzacji zadań
• określenie czasu pracy poświęcanej poszczególnym zadaniom i klientom
• uporządkowanie obiegu informacji i zadań w kancelarii
• zbudowanie bazy, w której znajdują się wszystkie wpływające sprawy. Dodatkowo niezbędną informacją jest to kto zajmuje się daną sprawą oraz na jakim etapie jest zadanie

Rozwiązanie

System StartStop jest rozwiązaniem dla w/w potrzeb. Zadania znajdują się w jedynym miejscu, a osoba zarządzająca ma podgląd do zadań swoich pracowników zawsze wie co dzieje się w kancelarii.

Funkcjonalność, z której najczęściej korzysta firma WET to szablony, projekty oraz raporty w zadaniach zakończonych i analizy.

Doskonale sprawdził się w typowym sekretariacie, który jako punkt wejścia-wyjścia, może monitorować i sygnalizować zbliżający się termin wykonania podnosząc jego priorytet.

Wdrożenie systemu nie jest skomplikowane, ale wymaga przemyślenia kilku aspektów np.: schematu identyfikowania zadań o podobnym charakterze oraz stworzenia skróconych opisów zadań.

Podsumowanie rezultatów

„System StartStop spełnia nasze oczekiwania. Kancelaria rozwija się tak od strony pracowniczej jak i strony klienckiej. Zadań więc nie ubywa. Bieżący przegląd i zarządzanie personelem wykonawczym ma tu decydujące znaczenie.

Zarządzanie czasem pracy, moim zdaniem jest dla kancelarii prawniczej, personalnej czy podatkowej zadaniem nadrzędnym. Daje to wymierne informacje np. czy należy zwiększyć zatrudnienie, czy może zmienić system czasu pracy. Te decyzje przekładają się na finanse firmy ,a w efekcie również na wynagrodzenia personelu. Pracownicy otrzymują jasny przekaz co mają do wykonania i w jakim maksymalnym terminie.

Odpada „ustne” przekazywanie informacji, które zabiera w kancelarii masę cennego czasu. System, za chwilę bo jeszcze tego nie próbowaliśmy robić, będzie wykorzystany do planowania czasu pracy. Jest to możliwe po ustaleniu pewnej średniej dla stałych zadań.

Efekt działania jest widoczny praktycznie w ciągu kilku dni (znikające z biurek kartki, teczki i segregatory). Trzeba oczywiście wyrobić w sobie pewien schemat pracy z systemem, np.: przeglądanie zadań do wykonania odbywa się codziennie na każdym stanowisku pracy wg założeń najpierw pilne i ważne, potem pilne, ważne, zwykłe.

Każde zadanie, u nas oprócz wpisu do systemu posiada teczkę z dokumentami niezbędnymi do jego wykonania. Teczki są układane wg kolejności wpływu, chyba że są z jakiś powodów priorytetowe, wtedy trafiają na początek kolejki. Operator wyszukuje w systemie klienta i widzi przydzielone mu zadania u danego klienta rozpoczyna wykonywanie w przyjętej kolejności. Oczywiście personel podchodzi do nowych rozwiązań z pewną rezerwą, jednak system nie wymaga nadzwyczajnych szkoleń.

Usprawnianie pracy z systemem, a co za tym idzie obiegiem zadań i informacji jest korygowane na bieżąco z uwagami kierowanymi z poszczególnych stanowisk wykonawczych. Sugestie dotyczą przede wszystkim pewnych wew. reguł postępowania np.: kiedy zadanie jest zakończone, czy w chwili obliczenia wszystkich podatków klienta, czy wtedy gdy ma zaksięgowaną jedną partię dokumentacji.

Są to jednak szczegóły, które należy ustalać w trakcie pracy z systemem i uzależnione od tego jaką informację chce się uzyskać na końcu – czas pracy przez poszczególne osoby w dniu. Takich drobiazgów jest sporo, ale dochodzimy stopniowo nie robiąc rewolucji . Jedna godzina miesięcznie w okresie wdrożenia poświęcona na omówienie spraw związanych z obsługą StartStop w zupełności wystarczą.” – Tadeusz Krawiec Kancelaria Doradztwa Podatkowego WET.

Kancelaria Doradztwa Podatkowego WET
95-100 Zgierz, ul. Ks. Popiełuszki 2